Przerwa podczas pracy biurowej i zdalnej - podstawowe różnice

Każdy pracownik, który wykonuje pracę przez co najmniej 6 godzin dziennie, ma prawo do 15-minutowej przerwy. O ile dla pracowników, którzy wykonują pracę z biura, harmonogram dnia jest raczej stały, o tyle praca zdalna wymaga nowych rozwiązań. Jak organizować pracownikom dzień i rozliczać przerwę podczas pracy w domu? 

Przerwa w pracy a przepisy

Zgodnie z wytycznymi kodeksu pracy, pracownik wykonujący pracę przez co najmniej 6 godzin, ma prawo do jednej, 15-minutowej przerwy, która wlicza się do czasu pracy i za którą przysługuje mu pełne wynagrodzenie. Co ważne, przerwa ta powinna być wykorzystana w całości, pracownik nie może jej dzielić według własnego uznania. Pracownicy młodociani mają prawo do aż 30-minutowej, nieprzerwanej przerwy wliczanej do czasu pracy, pod warunkiem, że pracują dłużej, niż przez 4,5 godziny. Pracodawca może pracownikom zezwolić na dłuższą przerwę wliczaną do czasu pracy. Takie zasady są uwzględniane w zakładowym regulaminie pracy lub w układzie zbiorowym. 

Dodatkowa przerwa w pracy przy komputerze

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracownik ma prawo do 5 minut przerwy po godzinie pracy przy komputerze. Należy pamiętać, że przerwa ta jest przerwą od pracy przed komputerem, a w tym czasie powinno się wykonywać inne czynności na terenie biura, na przykład segregować przesyłki listowe. Co więcej, przerwa ta nie może być kumulowana - pracownik nie może wybrać całych 20 minut w ostatniej godzinie pracy. 

Problemy z przerwą w trakcie pracy z domu

Ile przerwy na 8 godzin pracy może wykorzystać pracownik? Zgodnie z art. 132 § 1 K.p. „Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku”. W trakcie pracy zdalnej często zaburza się proporcje pomiędzy pracą zawodową, a obowiązkami domowymi. Na przykład pracownik w środku dnia udaje się w celach prywatnych do urzędu lub banku, a do pracy zdalnej przystępuje późnym wieczorem. Kolejny raz otwiera komputer rano. Chociaż sumaryczny czas pracy się zgadza, finalnie oznacza to, że nie miał zapewnionych 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. To jeden z mankamentów pracy w domu.

Przerwa w pracy zdalnej - zasady

Bardzo ważna jest komunikacja na linii przełożony - podwładny. Najlepiej, aby pracodawca określił ramy czasu, w których to pracownik powinien odbyć pracę w danym dniu i w obrębie tych godzin skorzystał z przerwy. Dla przykładu, jeśli wytyczne pracodawcy to praca w godzinach 8:00-16:00, pracownik, który chce pracować po godz. 16:00, powinien zgłosić to przełożonemu i poprosić o zgodę na nadgodziny. Jeśli natomiast w danym zakładzie pracy preferowane są elastyczne godziny pracy, ważne jest ustalenie jasnych zasad w tym zakresie. Na przykład pracownik może wykonać część obowiązków do godz. 16:00, następnie odebrać dzieci ze żłobka, a kilka godzin pozostałych do zrealizowania etatu, odrobić później. Ważne jednak, żeby o każdym odejściu od wykonywania pracy, pracodawca był informowany. Istnieje bowiem ryzyko, że w trakcie zajmowania się prywatnymi obowiązkami, dojdzie do wypadku, a okoliczności będą wtedy kluczowe w postępowaniu powypadkowym. 

Możliwość monitorowania pracy w domu a prawo

W Polsce pełny etat wynosi przeciętnie 40 godzin pracy w tygodniu, czyli 8 godzin dziennie. W tym czasie pracownik jest zobowiązany do wykonywania pracy i obowiązków wyłącznie służbowych, oczywiście poza przysługującą mu przerwą. Czy pracodawca może monitorować pracę zdalną? Jak wynika z przepisów prawa pracy, pracodawca ma prawo do monitorowania swojego pracownika. Jest to ujęte w treści art. 6714 Kodeksu pracy. Co prawda, artykuł ten dotyczy telepracy, która jest czymś pokrewnym. Telepraca ma charakter ciągły, systematyczny. Praca zdalna natomiast jest wykonywana tylko w pewnym okresie czasu, np. obecnie w trakcie pandemii. Przed pandemią koronawirusa w polskim prawie praca zdalna, czyli tzw. home office nie była uregulowana. W obecnej sytuacji podstawą prawną jest tzw. Tarcza antykryzysowa 4.0. W 2021 roku polski rząd zapowiada zmiany w prawie pracy, które uregulują kwestie pracy zdalnej. 

Aktualnie przełożony może się powołać na art.3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, który wskazuje, że pracodawca ma prawo polecić pracownikowi prowadzenie ewidencji wykonanych czynności. Ewidencja taka powinna uwzględniać w szczególności opis wykonywanych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

Narzędzia, z których może skorzystać pracodawca

Możliwości monitorowania pracy zdalnej oraz postępu wykonywania zadań jest kilka. Pierwsze z nich to raporty pracownicze - czyli coś, co funkcjonuje w zakładach pracy od lat. Druga opcja to konieczność meldowania się, na przykład na firmowym czacie, w celu poinformowania przełożonego, że rozpoczyna się pracę danego dnia. Trzecia opcja to skorzystanie z dedykowanego narzędzia - na rynku jest dostępne wiele programów, które monitorują czas pracy oraz jej efektywność.

Podsumowując, możliwość pracy z domu jest atrakcyjna dla wielu pracowników. W dobie pandemii ten rodzaj pracy jest zalecany ze względów bezpieczeństwa. Istnieje jednak wiele wątpliwości, ponieważ polskie przepisy, poza tzw. Tarczą antykryzysową, wciąż nie regulują pracy zdalnej. Dlatego tak ważne jest ustalenie zasad przez pracodawcę, ujęcie ich w regulaminie pracy zdalnej, a także jasna i zrozumiała dla pracowników komunikacja. 

Aktualizacja z lipca 2023: praca biurowa zdalna została ujęta w nowelizacji Kodeksu pracy. Ile przysługuje przerwy w pracy? Przerwy w pracy Kodeks pracy określa niezależnie od tego, czy jest ona wykonywana stacjonarnie, czy zdalnie. Przy co najmniej 6 godzinach to będzie 15 minut, przy pracy dłuższej, niż 9 godzin - dodatkowe 15 minut. Przerwa w pracy przy komputerze - na każdą godzinę takiej pracy nadal przypada 5 minut przerwy od pracy przed monitorem ekranowym.