Praca zdalna - przepisy prawne, wprowadzanie i rozliczanie

Praca zdalna, czyli tak zwane home office jest od lat bardzo popularnym rozwiązaniem, wprowadzanym głównie przez korporacje. Niezaprzeczalnym plusem jest fakt, że pracownik, który z powodzeniem może wykonywać swoje obowiązku z domu, oszczędza w ten sposób czas i środki, które przeznaczyłby na dojazd. Sporo firm przeszło na taki model pracy w okresie zagrożenia koronawirusem. Co o pracy zdalnej mówią przepisy? Jak można ją rozliczać?

Praca zdalna a telepraca

Przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy nie mówią wprost o pracy zdalnej. Wyróżniają jedynie telepracę, czyli regularne wykonywanie obowiązków poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Mowa tu więc nie o sytuacji wyjątkowej, lecz o stałej i regularnej formie takiego wykonywania pracy. Telepraca jest formą ustaloną z góry z pracodawcą, pracownik zgadza się na to w momencie podjęcia pracy, natomiast praca zdalna jest poleceniem służbowym, obowiązującym przez określony czas.

Pracodawca nie może zmusić do telepracy

Pracodawca nie może pracownikowi narzucić pracy zdalnej, ponieważ może być posądzony o mobbing lub dyskryminację z powodu wprowadzenia przymusowej izolacji. Wyjątek stanowi na przykład czas epidemii, czyli sytuacja, z którą mamy do czynienia aktualnie, gdzie zastosowanie ma art. 3 Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 z późn. zm.). Niezależnie od powodu wprowadzenia home office, pracownik powinien być na bieżąco informowany, od kiedy ma wykonywać pracę zdalną, przez jaki okres czasu i jaka będzie forma rozliczenia z pracodawcą. Najlepiej, aby zasady zostały zawarte na piśmie i zostały wysłane do pracowników, na przykład drogą mailową. Co ważne, oddelegowanie pracownika do świadczenia pracy w formie zdalnej nie wiąże się ze zmianą obowiązków, nie wymaga więc podpisania oddzielnego porozumienia, czy też zmiany umowy. 

Monitorowanie czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracownika w trakcie pracy zdalnej. Należy więc ustalić formę, w jakiej pracownik potwierdzi rozpoczęcie i zakończenie pracy. Wyjątkiem jest praca zadaniowa - wtedy pracodawca stwierdza wykonanie zadania, nie ma więc potrzeby prowadzenia ewidencji godzin. Dobrym rozwiązaniem jest na przykład wprowadzenie konieczności logowania się do firmowego systemu lub wysyłania raportów z wykonanej pracy. Przepisy nie określają, w jaki dokładnie sposób ma być to respektowane, a więc pracodawca ma w tym temacie dużą dowolność. Na rynku jest wiele aplikacji przeznaczonych do monitorowania czasu pracy, można też skorzystać z elektronicznych list umieszczonych na firmowym serwerze. Opcji jest wiele - każdy pracodawca może wybrać najwygodniejszą dla siebie.

Prawo pracy i BHP

Home office nie zwalnia z podstawowych zasad, takich jak ta, że to pracodawca zapewnia narzędzia do pracy. Jeśli pracownik będzie musiał korzystać z prywatnego telefonu czy komputera, kwestia ta wymaga podpisania oddzielnego porozumienia oraz często wiąże się z koniecznością zainstalowania na sprzęcie dodatkowego oprogramowania, które ma zadanie chronić dane firmy i monitorować pracę. Zarówno pracodawca, jak i pracownik muszą nadal przestrzegać przepisów BHP. Oznacza to między innymi, że pracownik powinien mieć ważne szkolenia, być zapoznany z oceną ryzyka występującym na jego stanowisku pracy. Co więcej, wprowadzenie takiej formy pracy nie wpływa znacząco na wykonywane obowiązki, a więc nie ma podstaw do zmiany wynagrodzenia, chyba, że pracownik otrzymywał wcześniej zwrot kosztów dojazdu.