Home office, telepraca – czyli co pracodawca powinien o tym wiedzieć?

„Biorę home office”, „jutro piszę z domu” - takie stwierdzenia nie są już niczym zaskakującym. Firmy coraz częściej przyciągają kandydatów, umieszczając informację o możliwości pracy zdalnej w ogłoszeniach. Jest to ułatwienie dla osób, które wychowują dzieci, często wyjeżdżają, jak również dla tych, którzy najlepiej skupiają się w samotności. Jak pracę w domu reguluje polskie prawo?

Rodzaje pracy zdalnej

Wato zaznaczyć, że tzw. home office to nie jedyna forma świadczenia pracy z domu, istnieje bowiem również telepraca - zgodnie z art. 675 § 1 Kodeksu pracy jest to praca, która może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Telepraca charakteryzuje się tym samym, co tradycyjny stosunek pracy, czyli:

• pracodawca musi wypłacić za nią zatrudnionym wynagrodzenie
• pracownicy muszą wykonywać obowiązki osobiście
• są podporządkowani przełożonym, którym przekazują wyniki swojej pracy

Jest to powszechna forma stosowana w zawodach takich jak: dziennikarz, grafik komputerowy, tłumacz, redaktor, naukowiec.

Czym różnią się home office i telepraca?

Przede wszystkim częstotliwością. Pracownik wybiera home office incydentalnie i nie jest to przeważająca forma wykonywania obowiązków. Jest to udogodnienie, z którego od czasu do czasu można skorzystać, telepraca jest natomiast wykonywana regularnie.

Obie te formy różnią się również tym, że telepraca jest już zdefiniowana w kodeksie pracy, natomiast brakuje w Polsce regulacji prawnych dotyczących home office.

Jakie wyzwania praca z domu stawia przed pracodawcą?

W związku z tym, że praca w trybie home office nie jest uregulowana prawnie, wskazane jest, aby pracodawca sam określił zasady, na jakich ma się odbywać. Kwestie, które mogą wzbudzać wątpliwość, to na przykład ochrona danych. Jeśli pracownik będzie wykonywał obowiązki ze swojego komputera lub korzystał z własnego łącza internetowego, pracodawca ma znikomy wpływ na wyciek danych. Warto pomyśleć o odpowiednich zabezpieczeniach.

Zastanawiające jest również to, jak będzie rozpatrywany wypadek, który przydarzy się pracownikowi w trakcie home office. Komisji badającej sprawę może być trudno ustalić, czy zdarzenie to miało związek z pracą. Według definicji wypadek przy pracy następuje w związku z pracą, oznacza to, że zdarzenie musi wystąpić w miejscu pracy, podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności wchodzących w zakres jego obowiązków albo w interesie zakładu pracy nawet bez polecenia i bez związku tego działania z normalnymi obowiązkami, a także w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji zakładu pracy.

Warto więc zadbać o to, aby w zakładzie pracy panowały jasne zasady dotyczące home office. Można zawrzeć je w regulaminie pracy lub stworzyć oddzielny dokument dotyczący tylko pracy zdalnej. Kwestie, które powinny być w nim poruszone to:

• W jaki sposób pracownicy powinni wnioskować o pracę z domu
• Jak przełożony skontroluje, czy praca została wykonana
• Czy w trakcie pracy z domu zostanie zachowana ochrona danych osobowych
• Kwestie techniczne – czy pracownik będzie zabierał do domu firmowy sprzęt, czy używał prywatnego i kto będzie odpowiadał za ochronę danych
• Kwestie bezpieczeństwa i higieny pracy

Praca zdalna a stanowisko pracy

Należy zwrócić uwagę, że w przypadku, gdy pracownik pracuje w trybie home office, pracodawca jest zwolniony z obowiązku dbania o higieniczny i bezpieczny stan pomieszczeń oraz z obowiązku zapewnienia odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych.

W przypadku telepracy sytuacja wygląda już inaczej. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi odpowiednie stanowisko pracy, spełniające wszystkie normy bezpieczeństwa.