Ewidencja czasu pracy kierowcy - co robić, by być w zgodzie z prawem?

Jednym z ciekawszych zagadnień związanych z bezpieczeństwem pracy jest ewidencja czasu pracy kierowców. Choć każdy spotkał się kiedyś na przykład z pojęciem “tachograf”, niewiele osób jest w stanie wytłumaczyć dokładnie, na czym polega jego działanie i co na ten temat mówi prawo. Poniżej prezentujemy najważniejsze kwestie, zwracając na wstępie uwagę na to, że poprawna ewidencja czasu pracy kierowców wymaga wiele uwagi pracodawcy.

Cel i podstawa prawna ewidencji czasu pracy kierowców

Przepisy nakazujące prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców mają oczywiście zwiększyć bezpieczeństwo na drogach. Dzięki nim (przynajmniej w założeniu) dochodzi do mniejszej ilości wypadków. Wypoczęty kierowca jest w stanie szybciej reagować na niebezpieczne sytuacje na drogach, łatwiej koncentruje się na swojej pracy. Oprócz tego łatwiej można wyliczyć wynagrodzenie pracownika, dbamy też o jego zdrowie i dobre samopoczucie. Ewidencję reguluje Kodeks pracy i Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Zgodnie z art. 25 ww. Ustawy o czasie pracy kierowców:

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie:

1) zapisów na wykresówkach;

2) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;

3) plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;

4) innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej

czynności, lub

5) rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w

pkt 1–4.

Pierwsze trzy formy stosowane są w samochodach ciężarowych, które wyposażone są w tachografy - specjalne urządzenia automatycznie zapisujące dane dotyczące jazdy. W przypadku lekkich samochodów dostawczych i osobowych ewidencję czasu pracy kierowcy prowadzi się na karcie drogowej. Dokumenty pracodawca jest obowiązany przechowywać przez trzy lata od czasu zakończenia okresu, który został objęty daną ewidencją.

Co dzieje się później z powyżej wymienionymi dokumentami?

Dane zapisane na kartach drogowych i w plikach tachografu muszą zostać przeniesione do dokumentacji klasycznej ewidencji czasu pracy. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej w § 6 wskazuje, iż pracodawca prowadzi osobno dla każdego pracownika dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. W skład tej dokumentacji wchodzą m.in. informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy czy dniach wolnych od pracy.

Jakie konsekwencje grożą za nieprowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców?

Gdy kontrola Państwowej Inspekcji Pracy wykaże brak ewidencji pracy kierowców, pracodawcy grozi grzywna. Może ona wynosić od tysiąca do trzydziestu tysięcy złotych. Dla wielu najcięższą konsekwencją jest jednak konieczność sporządzenia ewidencji za zaległy okres i zapłacenie wszystkich należności pracownikom, które w ten sposób się ujawnia. Karę za brak ewidencji czasu pracy kierowcy może nałożyć również Inspekcja Transportu drogowego.