Zgodnie z przepisami prawa, pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi odzieży roboczej i obuwia roboczego, jeśli oczywiście wymaga tego charakter pracy. Co więcej, to na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za to, by odzież ta zawsze była gotowa do użytku, czysta i bezpieczna. W niektórych przypadkach pracodawcy decydują się jednak powierzyć pranie odzieży roboczej pracownikowi. I tu właśnie pojawia się temat ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej. Ile wynosi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej 2024? Jak się go wypłaca i kiedy może obowiązywać, a kiedy nie? Wszystkie te informacje zawarte są w poniższym artykule.

Obowiązek zapewnienia odzieży roboczej i obuwia - z czego wynika?

Według polskiego prawa pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednią odzież roboczą wtedy, gdy prywatna odzież pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu podczas wykonywania obowiązków służbowych. Jest to konieczne również wtedy, gdy charakter pracy danego stanowiska wymaga specjalnej odzieży ochronnej lub odzieży z określonymi systemami bezpieczeństwa, np. wliczających się do środków ochrony indywidualnej lub spełniających określone wymagania technologiczne. Należy bowiem pamiętać, że pracodawca musi spełnić wszystkie wymogi sanitarne i te wynikające z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Jeśli stanowisko takiej odzieży wymaga, pracodawca musi również zapewnić pranie, czyszczenie, odpowiednią konserwację odzieży, a także jej odkażanie, jeśli istnieje taka konieczność. Wszystko to wynika z art. 237 kodeksu pracy. Pracodawca może jednak powierzyć pracownikowi dbanie o odzież służbową, jednak wtedy musi przekazać mu odpowiednie środki finansowe, które mu to umożliwią.

Ile wynosi ekwiwalent za pranie odzieży roboczej 2024?

Pracodawcy najczęściej decydują się na ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, który wypłacają pracownikowi, jeśli sami nie mogą zapewnić odpowiedniej konserwacji i prania. Jednak wtedy razem z odpowiedzialnością, przekazują pracownikowi także odpowiednią rekompensatę pieniężną. Jak wyliczyć wysokość ekwiwalentu, jeśli prania odzieży roboczej podejmuje się pracownik?

Cóż, nie ma jednej określonej kwoty i jednego wzoru na wyliczenie tego typu ekwiwalentu. Ma on bowiem realnie odzwierciedlać to, ile takie rzeczy kosztują, np. koszt prądu, wody, odpowiednich środków piorących, ale również czasu poświęconego przez pracownika na to zadanie. W związku z tym najczęstszą praktyką jest ta, gdy pracodawca w oparciu o koszty mediów i koszty artykułów piorących wylicza odpowiednią kwotę ekwiwalentu, a następnie wypłaca ją pracownikowi w konkretnym interwale czasowym, np. co miesiąc lub co kwartał.

Tutaj jednak powstaje pytanie: czy jeśli kwota jest stała, to nie ma szans, że wzrośnie, nawet przy niestabilnych cenach wody czy prądu? Otóż jest taka szansa. Ekwiwalent za pranie odzieży powinien być aktualizowany i wynikać wprost z aktualnych cen m.in. wody i prądu. Dobrą praktyką wśród pracodawców jest wracanie co kilka kwartałów do tego tematu i aktualizowanie kwoty zgodnie z panującymi warunkami cenowymi. Pracodawcy mają świadomość, że to oni powinni zapewnić pranie odzieży roboczej, dlatego najczęściej waloryzacja kwoty na pokrycie kosztów prania nie stanowi problemu.

Co zrobić, jeśli pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu?

Jeśli praniem odzieży roboczej zajmują się pracownicy, a mimo to, pracodawca nie decyduje się na wypłatę ekwiwalentu, nie należy zostawiać tej sprawy. Istnieją bowiem formalne rozwiązania, za pomocą których można skłonić pracodawcę, by zaczął działać zgodnie z prawem.

• Merytoryczna rozmowa z pracodawcą. Czasem jest wystarczająca, zwłaszcza, jeśli podejdzie się do niej nie emocjonalnie, tylko merytorycznie. Utrzymaniem czystości odzieży roboczej powinien zajmować się pracodawca, a jeśli świadomie powierzył to swoim pracownikom, powinien wiedzieć, że należy im się ekwiwalent. Jeśli pracodawca dodatkowo wie, że ma świadomych, znających swoje prawa pracowników, nie powinien uchylać się od obowiązku płacenia za pranie odzieży roboczej. Pracodawca powinien również wiedzieć, że jeżeli odzież własna pracownika ulegnie zniszczeniu przez jego niedopilnowanie odzieży roboczej - może się to skończyć wyciągnięciem wobec niego konsekwencji przez instytucje nadzorujące.
• Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy. To jedna z prężniej działających instytucji w obszarze przepisów dotyczących zatrudnienia i bezpieczeństwa w pracy. W zawiadomieniu do PIP warto uwzględnić, że dana odzież robocza jest ważna dla pracowników, np. ze względu na swoje właściwości ochronne. Pracodawcy ze strony PIP grozi w takiej sytuacji nie tylko upomnienie, ale również m.in. kary finansowe. To najczęściej solidny pretekst ku temu, by dbać o stan odzieży czy obuwia roboczego.

Czy pracodawca sprawdza, ile pracownik wydaje na pranie odzieży roboczej?

Omawiany ekwiwalent powinien być odzwierciedleniem wysokości poniesionych kosztów za pranie i konserwację odzieży roboczej. Jednak w rzeczywistości wielu pracodawców wypłaca go w oparciu o aktualne ustalenia i przez jakiś czas pozostają one na niezmienionym poziomie. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma prawa do żadnej weryfikacji. Może bowiem wymagać od pracownika przedstawienia określonych dowodów zapłaty, np. za pralnię, zakup środków piorących, usługę czyszczenia itd. Czy odbywa się to w praktyce? Raczej rzadko. Nie zwalnia to jednak pracownika z tego, by pieniądze z ekwiwalentu przeznaczyć na właściwy cel. Chodzi przede wszystkim o jego bezpieczeństwo i zachowanie użytkowych funkcji odzieży i obuwia roboczego.

Pozornie mniejsze znaczenie ma to przy zawodach, które nie są uznane za niebezpieczne. Jednak wszędzie tam, gdzie w grę wchodzi kontakt z substancjami niebezpiecznymi lub toksycznymi, a także praca z maszynami, które mogą wyrządzić pracownikowi krzywdę, jeśli nie używa on odpowiedniej odzieży roboczej i ochrony - lepiej nie ryzykować. Czyszczenie i konserwacja takiej odzieży to również kwestia bezpieczeństwa pracownika i o tym należy pamiętać, gospodarując pieniądze z ekwiwalentu za pranie odzieży.

Odzież skażona środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi

Odzież, która uległa skażeniu środkami chemicznymi lub toksycznymi substancjami i oparami, stanowi wyjątek od opisanych powyżej reguł. W takich przypadkach to wyłącznie pracodawca dba o jej przechowywanie i ewentualne czyszczenie (jeśli istnieje taka możliwość). Skażonej odzieży roboczej nie wolno przekazywać pracownikowi do samodzielnego prania i czyszczenia. Jeśli dzieje się inaczej i pracodawca próbuje przerzucić taką odpowiedzialność na pracownika, należy niezwłocznie powiadomić o tym Państwową Inspekcję Pracy.

Ekwiwalent za pranie odzieży a podatki

Ekwiwalent za pranie odzieży stanowi przychód pracownika z tytułu stosunku pracy. Jednak warto wiedzieć o tym, jakie różnice występują w opodatkowaniu takiego ekwiwalentu i zwykłego wynagrodzenia:

• Przychód w postaci ekwiwalentu za pranie odzieży wyłączony jest z oskładkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dzieje się tak w przypadku, jeśli ekwiwalent stanowi realny koszt, jaki pracownik poniósł w związku z praniem odzieży.
• Przychód z tytułu ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej zwolniony jest również z podatku dochodowego, jeśli jest realnym kosztem poniesionym na pranie odzieży. Wynika to z z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT.

W związku z powyższym część pracowników traktuje ekwiwalent jako dodatkowy, nieopodatkowany przychód na dowolne wydatki. Warto jednak pamiętać, że to kwoty podlegające kontroli, zarówno ze strony pracodawcy, jak i instytucji nadzorujących. Dlatego należy podejść odpowiedzialnie do tej kwestii i zadbać o to, by nie było tu żadnych rozbieżności. Pranie i bieżące przygotowywanie do użytkowania odzieży roboczej, jest niezwykle ważne. Może decydować o bezpieczeństwie pracownika na jego stanowisku pracy i nie wolno tego lekceważyć.

Dowiedz się więcej z artykułów:

Środki ochrony indywidualnej

Bezpieczeństwo w magazynie — jak uniknąć wypadków i zagrożeń w pracy w magazynie?

Odzież ostrzegawcza BHP — kto i kiedy powinien ją nosić?

Dodatek za pracę w warunkach szkodliwych — komu przysługuje i kiedy jest wypłacany?